Ricoh Document Center Haaglanden, gevestigd in Noordwijk, is monobrand-reseller van Ricoh. Een aantal jaren geleden werd gestart met de verkoop van geavanceerde software, onder de merknaam DocuWare. Hiervoor is een aparte entiteit in het leven geroepen, DocUnited. Teammanager Harold van der Bel: “We helpen organisaties echt vooruit met een team van specialisten en een bewezen software-oplossing. Veel bedrijven zijn toe aan de volgende stap om hun automatisering te optimaliseren, via AI en andere slimme oplossingen. Wij kunnen daarbij helpen. We geven advies, doen de implementatie en verzorgen de support.”
Documenten begrijpen
Harold heeft als doel om met het team het verschil te maken. Hij legt uit: “DocuWare heeft vorig jaar een Duitse startup overgenomen, die is gespecialiseerd in ArtificiaI Intelligence-technologie. Hierdoor kunnen wij vier belangrijke functionaliteiten aan onze software toevoegen: data-extractie, handschriftherkenning, documentscheiding en documentcategorisatie.”
Hij licht de functionaliteiten toe. “Data-extractie betekent dat de software de context van een document begrijpt. Als je kijkt naar factuurverwerking, dan kun je dankzij de AI-functionaliteit complexe facturen nauwkeuriger interpreteren met gestructureerde en ongestructureerde data, zoals belangrijke bijlagen of contracten met clausules. De gebruiker kan zo eenvoudig de juiste en belangrijkste informatie naar boven halen.
Handschriftherkenning spreekt voor zich. Ik zal een voorbeeld geven. Een scholengemeenschap digitaliseert oude handgeschreven onderzoeknotities met behulp van AI, waardoor onderzoekers snel toegang hebben tot historische gegevens zonder handmatig te hoeven transcriberen.”
Efficiënt categoriseren
Hij geeft ook een voorbeeld van documentscheiding. “Een advocatenkantoor verwerkt grote hoeveelheden juridische documenten, zoals contracten en overeenkomsten, in één PDF-bestand. AI-gebaseerde documentscheiding analyseert het bestand en splitst het automatisch in afzonderlijke documenten op basis van herkende kopteksten, voetteksten en andere patronen. Dit versnelt de workflow en vermindert de kans op fouten (die is bij handmatige scheiding groter).”
Documentcategorisatie, ten slotte, houdt in dat software documenten in categorieën verdeelt en opslaat. “Een verzekeringsmaatschappij kan dit gebruiken om klantclaims te verwerken. Het AI-systeem categoriseert automatisch inkomende documenten zoals medische rapporten, schadeclaims en polisdocumenten op basis van hun inhoud. Dit zorgt voor een efficiëntere verwerking en vermindert de tijd die nodig is om stukken handmatig te sorteren.”
Harold benadrukt dat het toepasbare functionaliteiten zijn, die DocuWare ter beschikking stelt als aanvulling op het bestaande aanbod. “Hiermee maken we document management voor onze klanten makkelijker, veiliger, efficiënter en effectiever.”
.png)
Software steeds accurater
Hij vervolgt: “Het mooie is dat de software gebruiksvriendelijk én zelflerend is. Je kunt hem ‘trainen’ om ervoor te zorgen dat hij jouw documentatie gaat herkennen. Naarmate je de software meer gebruikt, wordt hij steeds accurater. Security is hierbij superbelangrijk; zo moet bijvoorbeeld worden vastgelegd wie er in de organisatie toegang heeft tot bepaalde gegevens. Met DocuWare kunnen we daar uitstekend invulling aan geven.”
Ervaar het zelf! Benieuwd hoe het werkt in de praktijk? Gebruik deze link en probeer vrijblijvend de demo van DocuWare.
Vrijblijvend gesprek
Toekomstbestendig werken betekent niet meer tools, maar betere processen. Met hulp van slimme software en een partner die met je meedenkt. Wil je weten hoe jouw organisatie toekomstbestendig kan werken? Plan gerust een vrijblijvend gesprek met ons in.
▶️ Lees hier het volledige artikel in INTO Business
In samenwerking met Oscar Middeldorp van INTO Business
Tekst: Jaap van Ekeris | Foto: John Brussel
