.jpg?1747144364)
Wat is de DocuWare Outlook-integratie?
Met deze integratie kun je e-mails en bijlagen direct vanuit Outlook opslaan in DocuWare. Je hoeft dus niet langer handmatig documenten op te slaan of te verplaatsen, alles gebeurt direct vanuit je e-mailomgeving. De integratie werkt in zowel de desktopversie als de webversie van Outlook en is eenvoudig te installeren.
Wat levert het op?
- Eenvoudig archiveren
Met een paar klikken archiveer je e-mails en bijlagen rechtstreeks in een DocuWare-tray of -archiefkast. Geen extra stappen meer nodig.
- Automatisch processen starten
Gearchiveerde e-mails kunnen automatisch een workflow activeren. Bijvoorbeeld: een binnengekomen factuur kan meteen het goedkeuringsproces op gang brengen. Dat scheelt tijd en verkleint de kans dat betalingskortingen worden gemist.
- Snel terugvinden wat je nodig hebt
Zoeken naar oude e-mails hoeft niet meer via eindeloos scrollen. Vanuit Outlook kun je eenvoudig zoeken in je DocuWare-archief, zodat je snel bij de juiste informatie bent.
- Ondersteuning van compliance en informatiebeveiliging
Door e-mails als formele documenten te behandelen en gestructureerd op te slaan, voldoe je beter aan wettelijke eisen en bescherm je gevoelige informatie tegen verlies of ongeautoriseerde toegang.
- Laagdrempelig in gebruik
De integratie is ontworpen voor gebruiksgemak. Je hoeft geen technische achtergrond te hebben om ermee te werken, na installatie kun je er direct mee aan de slag.
.png)
Hoe wordt het in de praktijk gebruikt?
De koppeling tussen Outlook en DocuWare bewijst zich in uiteenlopende situaties. Enkele voorbeelden:
- Factuurverwerking: Ontvangen facturen worden automatisch gearchiveerd en workflows voor goedkeuring en betaling starten direct.
- Klantenservice: E-mailverkeer met klanten wordt gekoppeld aan het klantdossier, zodat medewerkers snel toegang hebben tot relevante informatie.
- Projectbeheer: E-mails en bijlagen worden per project opgeslagen, wat zorgt voor overzicht en betere samenwerking binnen teams.
Conclusie
De integratie van DocuWare met Microsoft Outlook biedt organisaties een praktische en krachtige oplossing om e-mailbeheer en documentbeheer met elkaar te verbinden. Door deze integratie te gebruiken, kun je:
- processen versnellen,
- beter voldoen aan wet- en regelgeving, en
- sneller onderbouwde beslissingen nemen op basis van complete informatie.
Wil je efficiënter werken en meer grip op je dagelijkse informatiestroom? Het team van specialisten van DocUnited helpt je graag verder. We denken mee over de beste aanpak en zorgen voor een soepele implementatie.
