E-facturatie in België: verplichting wordt jouw concurrentievoordeel

Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht in België.

Wat betekent dit voor jouw organisatie, en waarom doen Nederlandse bedrijven er goed aan om mee te bewegen?

De wereld van facturatie verandert snel. Waar we jaren geleden nog papieren facturen in de post ontvingen, maakten pdf-facturen via e-mail al snel hun opmars. Inmiddels dient zich de volgende stap aan: gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk.

Wat is er verplicht?

Per 1 januari 2026 geldt in België een wettelijke verplichting:

• Alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten elektronisch worden uitgewisseld in een gestructureerd formaat, zoals Peppol BIS
• Een pdf-factuur per e-mail, scan of papieren factuur volstaat niet meer

Voor sommige organisaties voelt dit als een “Belgisch onderwerp”, maar de impact is groter dan veel bedrijven verwachten, ook buiten België.

Wat is Peppol en waarom is het de nieuwe standaard?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een beveiligd netwerk waarin bedrijven en overheden e-facturen kunnen versturen en ontvangen in een uniform, machine-leesbaar formaat.

Concreet betekent dit:

• Facturen worden automatisch verwerkt
• Geen risico op datafouten door handmatige invoer
• Sneller verwerkt, dus sneller betaald
• Volledig verifieerbaar en compliant

Peppol is inmiddels geen Belgische trend meer, het geldt steeds vaker als Europese standaard.

Waarom dit ook belangrijk is voor Nederlandse bedrijven?

DocUnited richt zich op de Nederlandse markt, maar de realiteit is dat grenzen in het zakendoen al lang vervaagd zijn.

Het is belangrijk om hierop te anticiperen als je:

• Belgische klanten of leveranciers hebt
• een Belgische vestiging of btw-nummer voert
• leverancier bent van bedrijven die internationaal werken
• software of facturatieprocessen beheert die over landsgrenzen heen gebruikt wordt

De verwachting is dat e-facturatieverplichtingen zich binnen Europa verder uitbreiden.
Door tijdig de juiste stappen te zetten, houd je grip en voorkom je onnodige druk.

Van verplichting naar kans

Hoewel de verplichting als druk kan aanvoelen, biedt e-facturatie juist kansen voor verbetering:

In een tijd waarin personeel schaars is en compliance steeds complexer wordt, is automatisering geen luxe meer maar noodzaak.

Hoe DocuWare deze transitie eenvoudig maakt?

DocuWare heeft aangekondigd dat er vanaf januari 2026 twee nieuwe oplossingen beschikbaar zijn binnen DocuWare Cloud:

• DocuWare E-Invoicing Service
• DocuWare E-Invoicing Connector

Deze oplossingen maken het mogelijk om:

• E-facturen te versturen en ontvangen via Peppol
• Internationale factuurformaten te verwerken
• E-invoicing te integreren in bestaande documentprocessen
• Voorbereid te zijn op toekomstige wetswijzigingen, zonder extra IT-druk

Of je nu 50 of 50.000 facturen per jaar verwerkt, de oplossing schaalt mee met jouw organisatie.

En waar past DocUnited in dit verhaal?

De overstap naar e-facturatie is meer dan een technische wijziging. Het raakt processen, systemen en de manier waarop teams samenwerken. Software is daarbij een belangrijk middel, maar alleen als het goed aansluit op jouw organisatie.

Daarom kijken wij verder dan technologie alleen. We helpen organisaties om:

• Inzicht te krijgen in de impact op processen en systemen
• Heldere keuzes te maken over inrichting en werkwijze
• Technisch zorgvuldig te implementeren
• Medewerkers mee te nemen zodat adoptie vanzelfsprekend wordt

Onze rol is adviserend, begeleidend en praktisch.
Van eerste bewustwording tot daadwerkelijke ingebruikname en daarna blijven we bereikbaar als partner.

Benieuwd wat e-facturatie concreet voor jou betekent?
Wil je weten waar jouw organisatie staat en hoe DocuWare hierin kan ondersteunen?
Neem contact op voor een verkennend gesprek:

Vertel mij meer