Hoe 3-staps factuurcontrole je crediteurenadministratie waterdicht maakt

In veel organisaties kost het verwerken en goedkeuren van facturen nog onnodig veel tijd. Handmatige controles, dubbele registraties en foutgevoelige processen maken het werk van financiële teams complex en traag. Gelukkig biedt slimme automatisering een uitweg. De 3-staps factuurcontrole – ook wel drieweg-matching genoemd – helpt bedrijven hun Accounts Payable-proces te versnellen, fouten te voorkomen en meer grip te krijgen op hun financiële administratie. In deze blog lees je wat het precies inhoudt, welke voordelen het biedt en hoe je dit succesvol automatiseert met moderne tools zoals Intelligent Document Processing (IDP).

Wat is 3-staps factuurcontrole?

Drie documenten, de purchase order (PO), de ontvangstbevestiging (goods receipt) en de leverancierfactuur, vormen samen de basis van 3-staps factuur controle. Pas wanneer alle gegevens overeenkomen, gaat de factuur door voor betaling. Zo wordt gecontroleerd of wat besteld is, ook daadwerkelijk ontvangen en correct gefactureerd is. Dit proces is een hoeksteen van interne financiële controles. Het voorkomt fouten, minimaliseert fraude en zorgt dat alleen legitieme transacties betaald worden.

Waarom is 3-staps matching belangrijk?

Factuurfouten zijn duur en tijdrovend. Denk aan dubbele betalingen, betalingen voor niet-geleverde goederen of verkeerde bedragen. Door 3-staps matching te gebruiken, bevestig je de integriteit van elke transactie. Bovendien dwingt het organisaties om gestructureerd met inkoop en ontvangst om te gaan, wat samenwerking tussen afdelingen verbetert en leveranciersrelaties versterkt.

Hoe werkt het proces stap voor stap?

1. Purchase order:
Het inkoopteam maakt een PO met aantallen, prijzen en voorwaarden.
2. Ontvangst van goederen:
Het magazijn of de ontvangende afdeling bevestigt wat geleverd is.
3. Factuur:
De leverancier stuurt de factuur.
4. Matching:
Accounts Payable vergelijkt de drie documenten.
5. Goedkeuring & betaling:
Bij overeenstemming volgt betaling. Afwijkingen worden onderzocht en opgelost.

De voordelen van 3-staps factuurcontrole

Fraudepreventie en minder fouten: Afwijkingen worden direct gesignaleerd.
Betere audit readiness: Alle gegevens zijn centraal vastgelegd en direct vindbaar.
Snellere betaalcycli en kostenbesparing: Geautomatiseerde matching verkort de doorlooptijd en benut betalingskortingen.
Sterkere cashflowvoorspelling: Betrouwbare goedkeuringsprocessen maken betalingen voorspelbaar.

De uitdagingen van handmatige matching

Veel bedrijven doen dit nog steeds met Excel, papier of losse systemen. Dat kost tijd, vergroot de kans op fouten en veroorzaakt betalingsachterstanden. Handmatige processen zijn bovendien lastig schaalbaar, waardoor ze niet meegroeien met de organisatie.

Een veelvoorkomend probleem: soms staat een purchase order (PO) in een ander systeem dan je accounts payable-omgeving. Om een volledige drieweg-matching te kunnen uitvoeren, moeten alle drie de documenten: PO, ontvangstbevestiging en factuur, beschikbaar zijn in hetzelfde systeem. Gelukkig kunnen moderne AP-platformen POs automatisch ophalen of synchroniseren vanuit externe systemen, zodat je team alle benodigde documenten op één plek heeft en de matching soepel en volledig kan verlopen.

De kracht van automatisering

Met moderne oplossingen worden PO’s, ontvangstbevestigingen en facturen automatisch herkend en vergeleken. AI-gedreven documentverwerking (IDP) maakt gebruik van OCR, machine learning en natural language processing om data foutloos uit documenten te halen en direct te matchen. Discrepanties worden automatisch gemarkeerd en naar de juiste medewerker gestuurd.
Dit levert directe voordelen op: minder werkdruk voor AP-teams, snellere betalingen, hogere compliance en meer tijd voor strategische taken.

Best practises voor succesvolle implementatie

Centraliseer documentatie in één systeem.
Automatiseer zoveel mogelijk met AI en IDP.
Leg duidelijke workflows vast voor uitzonderingen en goedkeuringen.
Train je team in het proces en het gebruik van nieuwe tools.
Gebruik analytics om structurele afwijkingen te ontdekken.
Voer interne audits uit om de kwaliteit te borgen.

Toekomst van Accounts Payable

De toekomst van AP ligt in slimme automatisering. Bedrijven die AI inzetten voor 3-staps matching, veranderen een traditionele bottleneck in een concurrentievoordeel. Real-time inzicht, voorspelbaarheid en foutloze transacties worden de nieuwe standaard.

Klaar voor de volgende stap?

Wil je af van omslachtige factuurcontroles en je Accounts Payable naar een hoger niveau tillen?
Het team van DocUnited helpt je graag bij het automatiseren van 3-staps factuurcontrole. Zo bouw je aan een foutloze, efficiënte en toekomstbestendige financiële administratie.

Neem vandaag nog contact op met DocUnited en ontdek wat slimme automatisering voor jouw bedrijf kan betekenen.

Vertel mij meer