HEKO: HR-dossiers efficiënt en AVG-proof beheren
OVER HEKO
Heko brengt vastgoed naar morgen. Het bedrijf uit Den Haag heeft bouwen in bewoonde staat en innovatie als drijvende kracht. In 1952 werd Heko opgericht als schildersbedrijf. Inmiddels heeft Heko zich ontwikkeld tot een totaal onderhouds- en verduurzamingsspecialist. Dankzij de enorme groei van het bedrijf werd Heko in 2022 bekroond met de prestigieuze FD Gazellen Award. Heko ontzorgt met planmatig onderhoud en verduurzaming van de bewoonde omgeving en het (brand)veilig maken van vastgoed. Het bedrijf telt ruim 80 bevlogen medewerkers die dagelijks vol energie bijdragen aan het vastgoed van morgen.
UITDAGING
Als snelgroeiend bedrijf zoekt Heko continu naar kansen om de operationele efficiëntie te verbeteren, duurzamer te werken en competitief te blijven. Daarbij bestaat de behoefte om processen te optimaliseren en digitaliseren. Mitchel van der Linden, financieel directeur bij Heko, vertelt: “Onze wens was om de papieren HR-dossiers te digitaliseren. Deze bewaarden we in fysieke archiefkasten. Het kostte veel tijd om de dossiers te beheren. Ook was het een uitdaging om grip te houden op de AVG, in verband met de wettelijke bewaartermijnen en de beveiliging van gevoelige gegevens. Dit moesten wij slimmer, efficiënter en duurzamer inrichten. Zeker nu we als bedrijf zo snel groeien.”
“De operationele efficiëntie van onze HR-processen is significant verbeterd. We besparen veel tijd én hebben grip op de naleving van de AVG. Bovendien verkleinen we onze impact op het milieu.”
Mitchel van der Linden,
Financieel directeur Heko
OPLOSSING
Heko maakt al jaren tevreden gebruik van een multifunctionele printer met software van Ricoh Document Center Haaglanden. Mitchel: “Onze vaste contactpersoon adviseerde ons DocuWare, een documentmanagementoplossing waarmee je processen digitaliseert en automatiseert. Om te beginnen hebben we de HR-dossiers gemigreerd, waarna ze direct op de juiste plek in DocuWare werden opgeslagen. Aan alle documenten is de door ons gewenste metadata toegevoegd, zodat we de documenten en dossiers met één druk op de knop kunnen terugvinden. Ook is er retentie op de dossiers toegepast. Als iemand bijvoorbeeld uit dienst gaat, wordt het dossier automatisch na de wettelijke bewaartermijn uit DocuWare verwijderd.”
RESULTAAT
De implementatie van DocuWare markeert een keerpunt voor Heko, vertelt Mitchel. “De operationele efficiency van onze HR-processen is significant verbeterd. We besparen veel tijd én hebben grip op de naleving van de AVG. Door werkprocessen te automatiseren en het papiergebruik te verminderen, besparen we kosten en verkleinen we onze milieu-impact.” Met de oplossing versterkt Heko bovendien zijn positie als vernieuwer in de branche. Mitchel: “Door onze kernprocessen te ondersteunen met geavanceerde technologieën, hebben we een solide basis gelegd voor toekomstige groei en concurrentievoordeel.”
De feiten en cijfers in dit document zijn gerelateerd aan deze specifieke klantcase. Individuele omstandigheden kunnen andere resultaten laten zien. Alle merk- en/of productnamen zijn handelsmerken van hun bijbehorende eigenaren. Specificaties en uiterlijke vormgeving kunnen worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving. Copyright © 2025 DocUnited. DocUnited is een handelsnaam van Doc-It Management B.V.
Alle rechten voorbehouden. Deze klantcase, de inhoud en/of layout ervan mag niet worden gewijzigd en/of aangepast, gedeeltelijk of geheel worden gekopieerd en/of opgenomen in andere werkstukken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van DocUnited.