Migratie van een Legacy DMS: Strategische kansen voor de toekomst

De overstap naar een modern (cloud-)DMS lijkt soms spannend, maar met de juiste voorbereiding is het een kans om processen te stroomlijnen, kosten te verlagen en medewerkers productiever én tevredener te maken. In deze blog nemen we je stap voor stap mee door het migratieproces en delen we valkuilen die je beter kunt vermijden. 

Waarom overstappen van een legacy DMS?

Migreren is hét moment om niet alleen technologie te vernieuwen, maar ook processen kritisch tegen het licht te houden. Oude werkwijzen zijn vaak star en dwingen medewerkers zich aan te passen aan het systeem. Een modern DMS biedt de kans om processen opnieuw in te richten volgens de standaarden van vandaag: modern, efficiënt en mensgericht.

Niet de medewerker moet zich schikken naar verouderde structuren, maar de processen worden flexibel gebouwd rondom de manier waarop teams het beste werken.

Belangrijke redenen om te migreren:

• Beveiliging: oude software heeft vaak gaten in de beveiliging.

• Kosten: onderhoud wordt steeds duurder en complexer.

• Betrouwbaarheid: verouderde systemen vallen vaker uit.

• Innovatie: AI, automatisering en slimme workflows zijn onmogelijk met een oud systeem.

• Continuïteit: zonder support en updates wordt een legacy systeem uiteindelijk een blokkade.

Een modern DMS in de cloud biedt juist: lagere kosten, hogere productiviteit, schaalbaarheid en een betere klantervaring doordat informatie sneller vindbaar is.

De belangrijkste stappen voor een succesvolle migratie
 

1. Analyseer je huidige situatie
Breng alle documenten, databases en workflows in kaart. Welke data is cruciaal, welke kan worden opgeschoond of gearchiveerd?

2. Stel doelen en een plan op
Welke verbeteringen wil je realiseren? Leg duidelijke doelen, mijlpalen en deadlines vast. Betrek directie, IT, managers én eindgebruikers.

3. Bereid je data voor
Voer een dataclean-up uit: verwijder dubbele of verouderde bestanden en zorg voor consistente metadata. Hoe schoner je start, hoe beter je nieuwe systeem functioneert.

4. Kies je migratiestrategie
Ga je in één keer over, gefaseerd per afdeling of eerst met een pilotgroep? Bepaal dit op basis van risico’s, datavolume en verandercapaciteit.

5. Werk met de juiste partner
Zelf doen geeft controle, maar kost veel capaciteit. Een ervaren migratiepartner zoals DocUnited verkort de doorlooptijd en verkleint de kans op fouten.
 

Veelvoorkomende valkuilen

• Data niet opschonen: Dubbele of corrupte data meenemen naar je nieuwe systeem geeft problemen.

• Gebrekkige communicatie: Medewerkers moeten weten wat de voordelen zijn en hoe hun werk makkelijker wordt.

• Compliance vergeten:  Bij het verplaatsen van gevoelige data moet je aan alle regelgeving voldoen.

Na de migratie: borg het succes

• Testen en monitoren: Blijf regelmatig de datakwaliteit en systeemperformance controleren.

• Training & adoptie: Investeer in begeleiding, zodat medewerkers het nieuwe systeem omarmen.

• Documenteer & evalueer:  Leg instellingen en keuzes vast en blijf optimaliseren.

Conclusie: de weg naar de toekomst

Migreren van een legacy DMS naar een moderne cloudomgeving vraagt om zorgvuldige voorbereiding, maar levert je organisatie direct tastbare voordelen op: lagere kosten, hogere efficiëntie, betere beveiliging en tevreden klanten én medewerkers.
 

Wil je sparren over jouw migratieproject of direct weten hoe een moderne DMS-oplossing jouw organisatie vooruithelpt? Het team van DocUnited staat klaar om je te begeleiden.

Vraag vandaag nog een demo aan en ontdek hoe eenvoudig de overstap kan zijn.
 

Vertel mij meer